Відповідно до вимог пункту 85.2 статті 85 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.
При цьому великий платник податків на запит контролюючого органу зобов'язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту.
Для платників податків, які відповідно до цього пункту зобов'язані надавати інформацію в електронному вигляді, загальний формат та порядок подачі такої інформації визначаються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.
На виконання вимог пункту 85.2 статті 85 Кодексу загальний формат та порядок подачі такої інформації визначено наказом Міністерства фінансів України від 07.11.2011 № 1393 «Про затвердження Порядку надання документів великого платника податків в електронній формі», який зареєстровано у Міністерстві юстиції України 16.01.2012 за № 44/20357, зі змінами, внесеними наказом від 15.09.2020 № 561 «Про внесення змін до Порядку надання документів великого платника податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки», який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12.11.2020 за № 1123/35406 (далі – Порядок), що набрали чинності з 27 серпня 2021 року.
Цим Порядком визначено формат і структуру надання документів великими платниками податків на запит контролюючого органу в електронній формі, що належать або пов’язані з предметом перевірки.
Пунктом 3.2 розділу III Порядку передбачено, що електронні документи (інформація) великими платниками податків (далі – ВПП) надаються у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA), який представляє собою електронний файл стандартизованої структури, що містить експортовані з вихідної системи обліку дані про наявність та стан активів, власного капіталу та зобов’язань, а також інформацію щодо змін у фінансово-господарському стані суб’єкта господарювання за певний період. Структура надання електронних документів (інформації) ВПП (стандартний аудиторський файл (SAF-T UA)) наведена у додатку до Порядку.
Додатково повідомляємо, що для зручності формування стандартного аудиторського файлу великими платниками податків, на вебпорталі ДПС у рубриці «Електронна звітність» оприлюднено Детальний технічний опис елементів SAF-T UA та Додаток до Детального технічного опису елементів SAF-T UA, з можливістю їх вивантаження за посиланням: https://tax.gov.ua/elektronna-zvitnist/xsd-viznachennya-shemi-xml.
З презентацією технічного опису стандартного аудиторського файлу SAF-T UA для розробників та постачальників ERP систем та програм бухгалтерського обліку можна ознайомитись у рубриці «Новини» за посиланням: https://tax.gov.ua/media-tsentr/novini/590494.html.
Деякі аспекти формування стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA) згідно з додатком до Порядку надання документів великого платника податків в електронній формі», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 07.11.2011 № 1393.
1. Розділ II «ДОВІДНИКИ».
Підрозділ 2.1. «Облікова політика»
У підрозділі «Облікова політика» зазначається інформація щодо елементів облікової політики суб’єкта господарювання у періоді, за який формується SAF-T UA, з наведенням реквізитів наказу(ів) про облікову політику (дата, номер) за відповідні звітні періоди (та про внесення змін до них – у разі наявності).
Також необхідно зазначити, які саме стандарти бухгалтерського обліку застосовуються суб’єктом господарювання для ведення бухгалтерського обліку – національні/міжнародні стандарти бухгалтерського обліку (далі - ПСБО/МСБО), Міжнародні стандарти фінансової звітності (далі – МСФЗ), та застосування класів рахунків.
Відповідно до статті 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон № 996) облікова політика – сукупність принципів, методів i процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.
Облікова політика – конкретні принципи, основи, домовленості, правила та практика, застосовані суб'єктом господарювання при складанні та поданні фінансової звітності (параграф 5 МСБО 8 «Облікові політики, зміни в облікових оцінках та помилки».
Підприємство самостійно визначає за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів облікову політику підприємства (частина п’ята статті 8 Закону № 996).
Відповідно до параграфа 10 ґ) МСБО 1 «Подання фінансової звітності» повний комплект фінансової звітності зокрема включає примітки, що містять стислий виклад суттєвих облікових політик та інші пояснення.
Фінансова звітність має достовірно подавати фінансовий стан, фінансові результати діяльності та грошові потоки суб'єкта господарювання (параграф 15 МСБО 1).
Фактично за всіх обставин суб'єкт господарювання досягає достовірного подання шляхом відповідності застосовним МСФЗ. Достовірне подання вимагає також від суб'єкта господарювання:
а) обирати та застосовувати облікові політики відповідно до МСБО 8, який наводить ієрархію авторитетних рекомендацій, які управлінський персонал враховує за відсутністю МСФЗ, що застосовується до конкретної статті;
б) подавати інформацію (у тому числі облікові політики) так, щоб забезпечувати доречну, достовірну, зіставну та зрозумілу інформацію;
в) надавати розкриття додаткової інформації, коли відповідність конкретним вимогам МСФЗ є недостатньою для забезпечення спроможності користувачів зрозуміти вплив певних операцій, інших подій та умов на фінансовий стан та фінансові результати діяльності суб'єкта господарювання (параграф 17 МСБО 1).
Вирішуючи, чи слід розкривати інформацію про певну облікову політику, управлінський персонал ураховує, чи допоможе розкриття інформації користувачам у розумінні відображення операцій, інших подій та умов, поданих у фінансових результатах діяльності та фінансовому стані. Розкриття інформації про конкретні облікові політики є особливо корисним для користувачів, якщо ці політики вибрані з альтернатив, дозволених МСФЗ (параграф 119 МСБО 1).
Отже, для кожного елемента облікової політики відображення інформації в «Описі застосовуваного варіанта (критерію)» доцільно здійснювати з урахуванням того, як ця інформація викладається в примітках при поданні фінансової звітності із зазначенням періоду дії.
Підрозділ 2.2. «Довідники операцій»
Підрозділ 2.2 «Довідники операцій» передбачає опис типів господарських операцій, що здійснювалися суб’єктом господарювання, із наведенням відповідних умовних позначень операцій та їх характеристик.
Попередньо визначений список типів операцій Порядком не передбачений. Заповнення цього підрозділу потрібно здійснювати відповідно до даних вихідної системи обліку суб’єкта господарювання.
При цьому, елемент 2.2.1 «Тип операції (умовне позначення операції)» зазначається для наведення типу операцій при заповненні підрозділу 3.1 «Бухгалтерські операції» (елемент 3.1.4) розділу III «Журнал бухгалтерських записів», підрозділів 4.1 «Відомості про продаж» (елемент 4.1.5), 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю» (елемент 4.2.5), 4.5 «Операції з необоротними активами» (елемент 4.5.5) розділу IV «Інформація про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку».
При наведенні типу та опису операцій, пов’язаних з придбанням/продажем товарів, робіт/послуг здійснюється відповідне розмежування зазначених операцій з урахуванням того, яка подія (перерахування коштів (додаткова ознака при умовному позначенні операції – «С», або отримання чи постачання товарів, робіт/послуг (додаткова ознака при умовному позначенні операції – «П»)), відбулася першою (у разі, якщо суб’єктом господарювання застосовуються інші ознаки або кодування операцій, які дозволяють здійснити вищенаведене розмежування, можуть бути застосовані такі ознаки або коди операцій).
Підрозділ 2.3 «Власники (засновники)»
У підрозділі 2.3 «Власники (засновники)» розкривається інформація про власника(ів) (засновника(ів)) суб’єкта господарювання, яка заповнюється окремо в розрізі кожного суб’єкта (юридичної/фізичної особи) з описом їхніх реєстраційних (загальних) даних.
В елементі 2.3.9 «Посадові (уповноважені) особи власника (засновника)» зазначаються контактні дані власника (засновника): 2.3.9.1 «Прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) особи», 2.3.9.2 «Посада особи (зазначається у випадку, якщо засновник юридична особа)».
Для юридичних осіб доцільно відображати інформацію про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи.
Підрозділ 2.4 «Сальдові/оборотні відомості»
У підрозділі 2.4 «Сальдові/оборотні відомості» відображається інформація про застосовувані рахунки/субрахунки бухгалтерського обліку для ведення господарської діяльності суб’єкта господарювання із зазначенням в розрізі кожного рахунку та субрахунку їх номерів, найменувань, дат створення облікових записів та розгорнутого сальдо на початок та кінець періоду, з розбивкою по дебету та кредиту цих рахунків/субрахунків.
В обов’язкових до заповнення елементах 2.4.1.2 та 2.4.2.2 «Дата створення» відображається дата створення облікового запису програмним забезпеченням, яке використовується суб’єктом господарювання.
Згідно з XML-схемою SAF-T версії 2.0 (додаток B до Рекомендацій ОЕСР щодо стандартного файлу аудиту (податкова версія 2.0)) в елементі «AccountCreationDate» (опціональний) наводиться інформація щодо дати створення рахунку головної книги.
Підрозділ 2.5 «Контрагенти»
У підрозділі 2.5 «Контрагенти» відображається інформація щодо контрагентів, з якими суб’єкт господарювання мав господарські відносини, із зазначенням сальдо розрахунків та розкриттям інформації, передбаченої таблицею цього підрозділу SAF-T UA.
Елементи 2.5.7, 2.5.9, 2.5.13 та 2.5.15 «Дата виникнення заборгованості» підрозділу 2.5 «Контрагенти» розділу II «Довідники» призначені для відображення дат виникнення кредиторської/дебіторської заборгованості, яка обліковується на початок та кінець періоду на рахунках/субрахунках/аналітичних рахунках.
Згідно з частиною п’ятою статті 8 Закону № 996-XIV підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.
Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на кінець останнього дня кожного місяця (частина третя статті 9 Закон № 996-XIV).
Відповідно до Порядку для кожного контрагента повинні зазначатись відповідний номер та найменування рахунку/субрахунку/аналітичного рахунку (елемент 2.5.4 «Код» та 2.5.5 «Назва»).
В елементах 2.5.4 «Код» та 2.5.5 «Назва» відображається номер та найменування рахунку/субрахунку/ аналітичного рахунку бухгалтерського обліку, що застосовується суб’єктом господарювання для цього контрагента.
Якщо підприємство веде облік господарських операцій у розрізі договорів з контрагентами, то відображення дат виникнення заборгованості повинно здійснюватися в розрізі договорів.
При цьому, якщо аналітичний облік ведеться в розрізі інших документів (наприклад, рахунків), то інформація щодо дат виникнення заборгованості повинна відображатись в розрізі цих документів.
Для контрагентів-нерезидентів в усіх елементах «Код ЄДРПОУ/РНОКПП» (2.5.1, 3.1.8, 4.4.4, 4.5.8) доцільно відображати ідентифікаційний (реєстраційний, обліковий) номер (код) нерезидента, присвоєний у країні його реєстрації.
Елементи 2.5.7 та 2.5.13 «Дата виникнення заборгованості» підрозділу 2.5 «Контрагенти» розділу II «Довідники» призначені для відображення дат виникнення дебіторської заборгованості, яка обліковується на рахунках/субрахунках/аналітичних рахунках на початок та кінець періоду відповідно (2.5.6 «Початкове дебетове сальдо» та 2.5.12 «Кінцеве дебетове сальдо»).
Елементи 2.5.9 та 2.5.15 «Дата виникнення заборгованості» підрозділу 2.5 «Контрагенти» розділу II «Довідники» призначені для відображення дат виникнення кредиторської заборгованості, яка обліковується на рахунках/субрахунках/аналітичних рахунках на початок та кінець періоду відповідно (2.5.8 «Початкове кредитове сальдо» та 2.5.14 «Кінцеве кредитове сальдо»).
Підрозділ 2.6 «Продукція (товари/роботи, послуги)»
У підрозділі «Продукція (товари/роботи, послуги)» відображається інформація щодо характеристики продукції (товару/роботи, послуги) (опис виробничого процесу, властивості і призначення для використання (господарська/негосподарська діяльність), що вироблені/отримані/реалізовані суб’єктом господарювання, з обов’язковим зазначенням методу оцінки, номерів і назв рахунків/субрахунків/аналітичних рахунків, на яких обліковується цей вид продукції (товару/роботи, послуги), їх кількості, одиниці вимірювання, ціни та вартості, на початок та на кінець періоду, за який формується SAF-T UA.
Підрозділ 2.7 «Запаси»
У підрозділі 2.7 «Запаси» відображається інформація про матеріальні цінності (відмінні від основної продукції), що очікують вступу у процес виробничого або особистого споживання з обов’язковим зазначенням методу оцінки, номерів і назв рахунків/субрахунків, на яких вони обліковуються, їх кількості, ціни та вартості, на початок та на кінець періоду, за який формується SAF-T UA.
Відповідно до параграфа 25 МСБО 2 «Запаси» собівартість запасів слід визначати за формулою «перше надходження – перший видаток» (ФІФО) або за формулою середньозваженої собівартості.
Згідно з формулою середньозваженої собівартості, собівартість кожної одиниці визначається із середньозваженої собівартості подібних одиниць на початок періоду та собівартості подібних одиниць, що були придбані або вироблені протягом періоду. Середнє значення може бути обчислене на періодичній основі або з отриманням кожної додаткової партії залежно від обставин суб’єкта господарювання (параграф 27 МСБО 2).
Якщо облік запасів ведеться за формулою середньозваженої собівартості, то в елементі 2.7.7 «Залишок на початок періоду»/ 2.7.7.3 «Ціна» доцільно відображати середньозважену собівартість подібних одиниць на початок періоду.
Формування цього елементу доцільно здійснювати за правилами бухгалтерського обліку.
Підрозділ 2.8 «Необоротні активи»
У підрозділі «Необоротні активи» розділу II «Довідники» відображається інформація щодо обліку основних фондів (активів), які належать суб’єкту господарювання або закріплюються за ним на праві господарського відання чи праві оперативного управління та забезпечують провадження (функціонування) його основної діяльності та строк корисної експлуатації яких становить більше одного року або операційного циклу, якщо він більший ніж рік, а також нематеріальних активів. При цьому зазначається опис активу, на якому рахунку/субрахунку обліковує суб’єкт господарювання актив, строк його корисності, балансова, залишкова, ліквідаційна вартість та інші показники по кожному окремому активу із обов’язковим відображенням всіх бухгалтерських проведень, пов’язаних з цим активом, а також з розкриттям інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA. Зазначені дані відображаються в розрізі окремого кожного необоротного активу.
Формування цього елемента доцільно здійснювати за правилами бухгалтерського обліку та/або за правилами обліку, встановленими на підприємстві.
2. Розділ III «ЖУРНАЛ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ЗАПИСІВ»
Підрозділ 3.1 «Бухгалтерські операції»
У підрозділі 3.1 «Бухгалтерські операції» розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень суб’єкта господарювання в розрізі кожної окремої господарської операції з деталізацією здійсненої операції, із зазначенням її типу, суми, інформації щодо унікального ідентифікаційного номеру контрагента юридичної (фізичної) особи (у разі, якщо операція здійснюється з контрагентом) та розкривається дані про бухгалтерські проведення по цій операції, а також інша інформація відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA в розрізі кожного бухгалтерського проведення.
Елемент 3.1.6 «Дата облікового запису» призначений для відображення дати, якою здійснюється суб’єктом господарювання обліковий запис у бухгалтерському обліку. Розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень.
Елемент 3.1.7 «Системна дата» призначений для відображення фактичної дати внесення інформації, зафіксованої системою.
При цьому, дата створення файлу SAF-T UA відображається в елементі 1.4 «Дата створення» підрозділу 1.1 «Загальна інформація ВПП» розділу I «Заголовок».
Звертаємо також увагу, що в підрозділі 2.5 «Контрагенти» розділу II «Довідники» та в підрозділі 3.1 «Бухгалтерські операції» розділу III «Журнал бухгалтерських записів» відображається різна за змістом інформація:
у підрозділі 2.5 «Контрагенти» відображається інформація щодо контрагентів, з якими суб’єкт господарювання мав господарські відносини, із зазначенням сальдо розрахунків та розкриттям інформації, передбаченої таблицею цього підрозділу SAF-T UA;
у підрозділі 3.1 «Бухгалтерські операції» розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень суб’єкта господарювання в розрізі кожної окремої господарської операції з деталізацією здійсненої операції, із зазначенням її типу, суми, інформації щодо унікального ідентифікаційного номеру контрагента юридичної (фізичної) особи (у разі, якщо операція здійснюється з контрагентом) та розкривається дані про бухгалтерські проведення по цій операції, а також інша інформація відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA в розрізі кожного бухгалтерського проведення.
3. Розділ IV. «ІНФОРМАЦІЯ ПРО ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАПИСІВ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ»
Підрозділ 4.1 «Відомості про продаж»
У підрозділі 2.5 «Контрагенти» розділу II «Довідники», підрозділі 3.1 «Бухгалтерські операції» розділу III «Журнал бухгалтерських записів» та підрозділі 4.1 «Відомості про продаж» цього розділу відображається різна за змістом інформація:
у підрозділі 2.5 «Контрагенти» відображається інформація щодо контрагентів, з якими суб’єкт господарювання мав господарські відносини, із зазначенням сальдо розрахунків та розкриттям інформації, передбаченої таблицею цього підрозділу SAF-T UA;
у підрозділі 3.1 «Бухгалтерські операції» розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень суб’єкта господарювання в розрізі кожної окремої господарської операції з деталізацією здійсненої операції, із зазначенням її типу, суми, інформації щодо унікального ідентифікаційного номеру контрагента юридичної (фізичної) особи (у разі, якщо операція здійснюється з контрагентом) та розкривається дані про бухгалтерські проведення по цій операції, а також інша інформація відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA в розрізі кожного бухгалтерського проведення;
у підрозділі 4.1 «Відомості про продаж» зазначається інформація щодо фактичних обсягів реалізованих матеріальних цінностей, робіт та послуг, їх кількості та вартості, в розрізі господарських операцій з продажу (з розкриттям інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA).
Формування цього елемента доцільно здійснювати за правилами бухгалтерського обліку та/або за правилами обліку, встановленими на підприємстві.
Підрозділ 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю»
У підрозділі 2.5 «Контрагенти» розділу II «Довідники», підрозділі 3.1 «Бухгалтерські операції» розділу III «Журнал бухгалтерських записів» та підрозділі 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю» цього розділу відображається різна за змістом інформація:
у підрозділі 2.5 «Контрагенти» відображається інформація щодо контрагентів, з якими суб’єкт господарювання мав господарські відносини, із зазначенням сальдо розрахунків та розкриттям інформації, передбаченої таблицею цього підрозділу SAF-T UA;
у підрозділі 3.1 «Бухгалтерські операції» розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень суб’єкта господарювання в розрізі кожної окремої господарської операції з деталізацією здійсненої операції, із зазначенням її типу, суми, інформації щодо унікального ідентифікаційного номеру контрагента юридичної (фізичної) особи (у разі, якщо операція здійснюється з контрагентом) та розкривається дані про бухгалтерські проведення по цій операції, а також інша інформація відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA в розрізі кожного бухгалтерського проведення;
у підрозділі 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю» на підставі первинних документів зазначається інформація щодо фактичних обсягів придбаних матеріальних цінностей, робіт та послуг, їх кількості та вартості, в розрізі господарських операцій з придбання/закупівлі (з розкриттям інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA).
Згідно з таблицею підрозділу 4.2 «Відомості про придбання/закупівлю» господарські операції з придбання/закупівлі відображається із зазначенням рахунків/субрахунків/аналітичних рахунків відповідно до Плану рахунків суб’єкта господарювання.
Формування цього елемента доцільно здійснювати за правилами бухгалтерського обліку.
Підрозділ 4.3 «Відомості про платежі, не пов'язані з продажем/придбанням товарів, робіт та послуг»
У підрозділі 4.3 «Відомості про платежі, не пов’язані з продажем/придбанням товарів, робіт та послуг» на підставі первинних документів зазначається інформація щодо отриманих/перерахованих грошових коштів суб’єкта господарювання за операціями, що не пов’язані з продажем/придбанням товарів, робіт та послуг з наведенням способів оплати, кореспондуючих рахунків та іншої інформації щодо характеристики проведених розрахунків в розрізі платежів (з розкриттям інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA).
Елемент 4.3.12 «Дата валютування» призначений для відображення дати реального зарахування/списання коштів.
Заповнення цього елемента доцільно здійснювати виходячи з його фактичного змісту.
Підрозділ 4.5 «Операції з необоротними активами»
У підрозділі 4.5 «Операції з необоротними активами» відображається інформація в розрізі господарських операцій з необоротними активами суб’єкта господарювання (крім операцій, що відображені у підрозділі 2.9 цього файлу), з наведенням опису такого активу, кореспондуючих рахунків/субрахунків, по яких здійснено проведення, контрагентів та розкриттям іншої інформації відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA.
Формування цього елементу доцільно здійснювати за правилами бухгалтерського обліку.
4. Розділ V «ПОДАТКОВІ РІЗНИЦІ»
Підрозділ 5.1 «Податкові різниці, що виникли у суб’єкта господарювання»
У розділі 5 «Податкові різниці» заповнюються дані щодо податкових різниць, на які збільшується/зменшується фінансовий результат у розрізі кожного показника, визначеного Кодексом, що в періоді, за який надається інформація на запит контролюючого органу, мав вплив на фінансовий результат суб’єкта господарювання (як у бік зменшення, так і бік збільшення). При цьому відображається кожний елемент податкових різниць зі стислим описом характеристики сутності операції, її обґрунтування відповідно до вимог ПСБО/МСБО, МСФЗ, відображення проведених операцій в бухгалтерському обліку (бухгалтерські проведення) суб’єкта господарювання, загальна сума податкових різниць.
Щодо загального питання про заповнення підрозділів SAF-T UA в ручному режимі, якщо інформація не міститься у загальній обліковій системі підприємства зазначаємо, що у стовпчику «Обов’язковість заповнення» по всіх розділах SAF-T UA наявність позначки «*» означає, що показник (інформація) повинна обов’язково бути заповнена, відсутність такої позначки означає, що показник може бути заповнений у разі його наявності.
Крім того, в Рекомендаціях ОЕСР щодо стандартного файлу аудиту (податкова версія 2.0) зазначено, що дизайн SAF-T враховує, що не всі його елементи даних будуть доступні в кожній системі. Однак у тих випадках, коли обов’язковий елемент, визначений у схемі XML, відсутній у пакеті програмного забезпечення, поле все одно має бути включено у файл аудиту з відповідним дійсним значенням.
Формування та передача стандартного аудиторського файлу SAF-T UA до контролюючого органу.
Питання 1: «Якщо підприємство не має технічної можливості надати інформацію в електронному вигляді, чи можна буде її надати на зйомних носіях, або в будь-який інший спосіб?».
Відповідно до пункту 3.5 розділу ІІІ Порядку електронні документи (інформація) ВПП надсилаються до контролюючого органу засобами телекомунікаційного зв’язку.
Пунктом 3.6 розділу ІІІ Порядку передбачено, що при прийманні електронних документів (інформації) ВПП від платника податків контролюючим органом здійснюється їх розшифрування, перевіряється кваліфікований електронний підпис, визначається відповідність електронного документа (інформації) ВПП, надісланого засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженому формату.
При надходженні електронних документів (інформації) ВПП засобами телекомунікаційного зв’язку здійснюється також їх автоматизована перевірка відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (далі – Порядок № 557).
При цьому, пунктом 3.8 розділу III Порядку передбачено, що у випадку виникнення у посадових осіб контролюючого органу під час проведення перевірки необхідності у розгляді і дослідженні електронних документів (інформації) ВПП, не наданих платником податків, ВПП зобов’язаний забезпечити доступ посадових осіб контролюючого органу до електронних документів (інформації) ВПП за місцезнаходженням платника податків та його підрозділів (при проведенні документальних виїзних перевірок) або додатково надати електронні документи (інформацію) ВПП, що належать або пов’язані з предметом перевірки, на вимогу контролюючого органу, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту контролюючого органу, в порядку та обсязі, визначених у цьому запиті.
Отже, можливість надання SAF-T UA на зйомних носіях Порядком не передбачена.
Питання 2: «Чи можливо буде надавати інформацію в іншому форматі, наприклад, у форматі «xls» та ін.?».
У пункті 3.2 розділу III Порядку зазначено, що ВПП відповідно до
пункту 85.2 статті 85 Кодексу зобов’язаний також надати електронні документи (інформацію) ВПП з дотриманням вимог законодавства про електронний документообіг не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту контролюючого органу, у встановленому цим пунктом форматі.
Електронні документи (інформація) ВПП надаються у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA), який представляє собою електронний файл стандартизованої структури, що містить експортовані з вихідної системи обліку дані про наявність та стан активів, власного капіталу та зобов’язань, а також інформацію щодо змін у фінансово-господарському стані суб’єкта господарювання за певний період. Структура надання електронних документів (інформації) ВПП (стандартний аудиторський файл (SAF-T UA)) наведена у додатку до цього Порядку.
Таким чином, можливість надання SAF-T UA в іншому форматі (наприклад, у форматі «xls») Порядком не передбачена.
Питання 3: «Інформація повинна надаватися в повному обсязі згідно структури аудиторського файлу, або запити податкового органу будуть стосуватися окремої конкретної інформації (про запаси, основні засоби, товар, по окремому контрагенту тощо)?».
Структура надання електронних документів (інформації) ВПП (SAF-T UA) наведена у додатку до Порядку.
Початок та кінець періоду, за який формується SAF-T UA, визначаються в запиті контролюючого органу.
На сьогодні Порядок передбачає надання SAF-T UA відповідно до повної структури, наведеної в додатку до Порядку.
Питання 4: «В яких випадках заповнюється Підрозділ 3.1. «Бухгалтерські операції»? У яких випадках його заповнення не вимагається?»
У підрозділі 3.1 «Бухгалтерські операції» розділу III «Журнал бухгалтерських записів» розкривається інформація щодо бухгалтерських проведень суб’єкта господарювання в розрізі кожної окремої господарської операції з деталізацією здійсненої операції, із зазначенням її типу, суми, інформації щодо унікального ідентифікаційного номеру контрагента юридичної (фізичної) особи (у разі, якщо операція здійснюється з контрагентом) та розкриваються дані про бухгалтерські проведення по цій операції, а також інша інформація відповідно до таблиці цього підрозділу SAF-T UA в розрізі кожного бухгалтерського проведення.
Для всіх елементів даного підрозділу в стовпчику «Обов’язковість заповнення» наявна позначка «*». Це означає, що показники (інформація) повинні обов’язково бути заповнені.
Питання 5: «Чи будуть відхилені контролюючим органом електронні документи (інформація), якщо не всі показники (інформація) будуть заповнені у відповідних розділах стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA)? Чи затверджений перелік підстав для відхилення електронних документів (інформації) у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA)?»
Згідно з пунктом 3.6 розділу ІІІ Порядку при прийманні електронних документів (інформації) ВПП від платника податків контролюючим органом здійснюється їх розшифрування, перевіряється кваліфікований електронний підпис, визначається відповідність електронного документа (інформації) ВПП, надісланого засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженому формату.
При надходженні електронних документів (інформації) ВПП засобами телекомунікаційного зв’язку здійснюється також їх автоматизована перевірка відповідно до Порядку № 557.
Відповідно до пункту 7 розділу ІІ Порядку № 557 автоматизована перевірка електронного документа включає:
перевірку правового статусу кваліфікованого електронного підпису чи печатки відповідно до частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги»;
перевірку обов'язковості та послідовності накладання на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки підписувачів у встановленому порядку;
перевірку відповідності електронного документа затвердженому формату (стандарту);
перевірку наявності обов'язкових реквізитів;
перевірку права підпису електронного документа підписувачем.
Згідно з пунктом 3.7 розділу ІІІ Порядку підтвердженням прийняття та реєстрації або відхилення контролюючим органом електронних документів (інформації) ВПП є повідомлення, яке направляється платнику податків у вигляді електронного документа засобами телекомунікаційного зв’язку. У разі неодержання від контролюючого органу протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа (інформації) ВПП відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв’язку для одержання від адресата відповідного повідомлення.
У разі одержання від контролюючого органу повідомлення про відхилення електронного документа (інформації) ВПП відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Підтвердження факту одержання від контролюючого органу повідомлення щодо електронного документа (інформації) ВПП не здійснюється.
Питання 6: «Чи може бути встановлений контролюючим органом більш тривалий строк для надання документів (інформації), а ніж встановлений в Наказі № 1393 (2 робочих дня), приймаючи до уваги специфіку роботи підприємства та значний обсяг документів (інформації)?»
Пунктом 85.2 статті 85 Кодексу передбачено, що платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.
При цьому ВПП на запит контролюючого органу зобов’язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту.
При цьому, відповідно до статті 77 Кодексу план-графік документальних планових перевірок на поточний рік оприлюднюється на офіційному сайті центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, до 25 грудня року, що передує року, в якому будуть проводитися такі документальні планові перевірки.
Крім того, право на проведення документальної планової перевірки платника податків надається лише у випадку, коли йому (його представнику) не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення зазначеної перевірки надіслано (вручено) у порядку, визначеному статтею 42 Кодексу, копію наказу про проведення документальної планової перевірки та письмове повідомлення із зазначенням дати початку проведення такої перевірки.
Таким чином, при проведенні документальних планових перевірок платник податків має об’єктивну можливість завчасно почати формувати SAF-T UA, якщо специфіка роботи підприємства та значний обсягу документів (інформації) потребує більшого часу, ніж два робочих днів для підготовки та надання SAF-T UA.
Питання 7: «У який термін мають бути повторно надіслані платником податків документи (інформація), якщо від контролюючого органу одержано повідомлення про відхилення електронного документа (інформації)?»
У разі одержання від контролюючого органу повідомлення про відхилення електронного документа (інформації) ВПП відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа (абзац 2 пункту 3.7 розділу ІІІ Порядку).
При цьому, відповідно до пункту 3.8 розділу ІІІ Порядку у випадку виникнення у посадових осіб контролюючого органу під час проведення перевірки необхідності у розгляді і дослідженні електронних документів (інформації) ВПП, не наданих платником податків, ВПП зобов’язаний не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту контролюючого органу, в порядку та обсязі, визначених у цьому запиті:
забезпечити доступ посадових осіб контролюючого органу до електронних документів (інформації) ВПП за місцезнаходженням платника податків та його підрозділів (при проведенні документальних виїзних перевірок) або
додатково надати електронні документи (інформацію) ВПП, що належать або пов’язані з предметом перевірки, на вимогу контролюючого органу.
Питання 8: «Чи визначені технічні вимоги та специфікація стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA)?»
Для зручності формування стандартного аудиторського файлу великими платниками податків, ДПС оприлюднено Детальний технічний опис елементів SAF-T UA та Додаток до Детального технічного опису елементів SAF-T UA.
Ознайомитись з вказаними вище файлами, з можливістю їх вивантаження, можна на вебпорталі ДПС у рубриці «Електронна звітність» за посиланням: https://tax.gov.ua/elektronna-zvitnist/xsd-viznachennya-shemi-xml.
Також повідомляємо, що з презентацією технічного опису стандартного аудиторського файлу SAF-T UA для розробників та постачальників ERP систем та програм бухгалтерського обліку можна ознайомитись у рубриці «Новини» за посиланням: https://tax.gov.ua/media-tsentr/novini/590494.html.
Питання 9: «Чи буде реалізована можливість передачі SAF-T UA файлу засобами «Електронного кабінету»?»
Для реалізації можливості завантаження платниками податків стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA), ДПС доопрацьовано Електронний кабінет платника, що дає можливість завантажувати великими платниками податків стандартний аудиторський файл (SAF-T UA) у форматі XML.
Питання 10: «Чи має платник податків надавати на запит контролюючого органу документи (інформацію) у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA) за періоди до 27.08.2021?».
Зміни до Порядку, внесені наказом Міністерства фінансів України від 15.09.2020 № 561, які визначають загальні принципи організації надання SAF-T UA ВПП до контролюючих органів при проведенні документальної перевірки, формат і структуру таких документів, набрали чинності з 27 серпня 2021 року.
Отже, обов’язок щодо надання ВПП під час проведення перевірки документів в електронній формі у вигляді SAF-T UA виникає на підставі пункту 85.2 статті 85 Кодексу у разі отримання запиту контролюючого органу з цієї дати.
Початок та кінець періоду, за який формується SAF-T UA, визначаються в запиті контролюючого органу.
При запиті SAF-T UA будуть враховуватись практичні аспекти формування, подання та обробки файлу (наприклад, запит файлів за періодами: мінімальний період – місяць; максимальний період – період перевірки).