Відповідно до пп.168.1.1 п.168.1 ст.168 податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок.
Відповідно до пп. "б" п. 176.2 ст. 176 та пп. 49.18.2 п. 49.18 ст. 49 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року N 2755-VI, із змінами та доповненнями (далі - ПКУ), особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, зобов'язані подавати протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку до контролюючого органу за місцем свого розташування.
Тобто у разі нарахування (виплати) доходів податковий агент повинен відобразити в податковому розрахунку такі виплачені доходи на користь всіх платників податків, в тому числі виплачені на користь самозайнятих осіб (фізичних осіб - підприємців та осіб, що проводять незалежну професійну діяльність).
Наказом Міністерства доходів і зборів України від 21.01.2014, № 49 затверджено форма Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма N 1ДФ) та Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку ( далі – Порядок).
У графі 5 розрахунку "Ознака доходу" зазначається ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу.