Процедури формування Договору та Повідомлення в електронному вигляді реалізуються акредитованими центрами сертифікації ключів, які включені до системи подання податкових документів в електронному вигляді, у власному програмному забезпеченні.
Реквізитами Договору, що підлягають обов’язковому заповненню платником податків, є: номер Договору, дата заповнення, орган ДПС за місцем реєстрації платника податків, реквізити посадової особи органу ДПС (начальника, заступника начальника ДПІ), адреса органу ДПС, а також зазначені в Договорі дані про платника податків.
Договір підписується ЕЦП посадових осіб платника податків і ЕЦП відбитка печатки у порядку і за дотримання умов, визначених абз. 2 – 4 пп.7.1 п.7 розділу ІІІ Інструкції, та надсилається електронною поштою на адресу Інформаційного порталу органів ДПС України.
Про отримання Договору органом ДПС платнику податків у якості підтвердження надсилається перша квитанція, підписана ЕЦП ДПС України.
Після підписання Договору з боку органу ДПС платнику податків надсилається друга квитанція та Договір, підписаний ЕЦП ДПС України. Відкриті сертифікати ЕЦП платника податків, яким підписано Договір, автоматично імпортуються до бази сертифікатів Інформаційного порталу органів ДПС України.
У випадку відхилення органом ДПС Договору платнику податків надсилається друга квитанція з зазначенням причини відмови, підписана ЕЦП ДПА України.
Укладання з органом ДПС договору про визнання електронних документів надає платнику податків можливість, а не зобов'язує його подавати до органу ДПС податкові документи у електронному вигляді, якщо інше не передбачено законом.
При зміні ЕЦП директора або ЕЦП печатки платника податку необхідне повторне укладання договору „Про визнання електронних документів” в електронному вигляді між платником податків і органом ДПС України.
Повідомлення формується та надсилається платником податків для виконання на адресу Інформаційного порталу органів ДПС України у випадках:
- введення нової посади з наданням права ЕЦП податкових документів у електронному вигляді;
- призначення на посаду, що передбачає право ЕЦП податкових документів у електронному вигляді, нового співробітника;
- заміна існуючого сертифікату відкритого ключа.
В Повідомленні при внесенні записів про осіб, якім надано право ЕЦП, можна задавати виключно три типи підпису:
„директор” – для директора та заступника директора;
„бухгалтер” – для бухгалтера та заступника бухгалтера;
„підпис податкових накладних” – для осіб, яким надано право підпису податкових накладних.
При формуванні Повідомлення допускається зазначати у ньому декількох осіб.
Сформований запит підписується ЕЦП усіх осіб, включених до Повідомлення.
Всі реквізити Повідомлення обов’язкові для заповнення. У випадку їх відсутності Повідомлення для виконання не приймається.
Сформоване Повідомлення додатково підписується ЕЦП директора і ЕЦП відбитка печатки (при наявності).
Процедура надіслання Повідомлення та інформування платника податків про його обробку аналогічне процедурі надсилання і обробки Договору.
Термін обробки відповідальним співробітником органу ДПС Договору – до 5-ти робочих днів.
Термін обробки Повідомлення – до 6-ти годин.