Електронний документообіг між платниками податків та контролюючим органом здійснюється без укладання додаткового договору. Це передбачено пунктом 42.6 статті 42 Податкового кодексу України.
Платник набуває статусу субʼєкта електронного документообігу після направлення до контролюючого органу будь-якого електронного документу у встановленому форматі із дотриманням вимог законів про електронні документи і електронну ідентифікацію та довірчі послуги.
Як працює обмін документами
- Платник формує документ із усіма обов’язковими реквізитами та підписує його кваліфікованим/удосконаленим електронним підписом (КЕП/УЕП).
- Документ шифрується та надсилається до контролюючого органу протягом операційного дня.
- Після надходження система проводить автоматизовану перевірку – дійсність підпису, відповідність затвердженому формату, наявність усіх обовʼязкових реквізитів та право підпису підписувачем.
Результат перевірки підтверджується квитанціями
- Перша квитанція надсилається автору протягом двох годин після отримання документа (або наступного робочого дня, якщо документ надійшов після закінчення операційного дня). У ній вказано, чи пройшов документ перевірку.
- Якщо перевірка успішна, формується друга квитанція, яка підтверджує прийняття (реєстрацію) документа або повідомляє про його неприйняття із зазначенням причини.
Якщо платник не отримав першу квитанцію в зазначений строк документ вважається неодержаним контролюючим органом.
У разі наявності другої квитанції про прийняття документа, датою і часом його прийняття (реєстрації) вважається дата та час, зафіксовані у першій.
Якщо платник подає кілька примірників одного документа (наприклад, після виправлення помилок), оригіналом вважається останній правильно сформований документ, який надіслано до граничного строку подання та прийнято контролюючим органом.