" 11 " березня 2006 р. № 121
Про затвердження нормативних документів
щодо здійснення системного автоматизованого
контролю за виконанням доручень органів вищого
рівня та власних рішень
З метою чіткої регламентації порядку здійснення в ДПА України та ДПА в АР Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі – регіональних ДПА) системного автоматизованого контролю за виконанням актів і доручень Президента України, доручень Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень на базі автоматизованої системи електронного документообігу (далі – АСЕДО), підвищення ефективності контролю за виконанням зазначених документів
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити:
1.1. Положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у Державній податковій адміністрації України, що додається (додаток 1);
1.2. Типове положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у регіональних ДПА, що додається (додаток 2).
2. Керівникам структурних підрозділів ДПА України, директору Департаменту розвитку та модернізації державної податкової служби забезпечити дотримання вимог Положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у Державній податковій адміністрації України під час організації роботи щодо виконання документів.
3. Головам ДПА в АР Крим, областях, мм. Києві та Севастополі:
3.1. відповідно до Типового положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у регіональних ДПА у двотижневий термін розробити та затвердити відповідні положення;
3.2. забезпечити на основі програмного забезпечення АСЕДО здійснення автоматизованого контролю за виконанням актів і доручень Президента України, доручень Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень відповідно до вимог пункту 7 наказу ДПА України від 15.12.2005 №576 „Про впровадження в промислову експлуатацію комплексу програмного забезпечення „Система автоматизації документообігу АТЛАС – ДОК”.
4. Вважати такими, що втратили чинність:
наказ ДПА України від 28.01.99 №53 „Щодо вдосконалення системи контролю за виконанням документів” та Типове положення про систему контролю за виконанням документів в органах державної податкової служби України, затверджене наказом ДПА України від 28.01.99 №53;
наказ ДПА України від 18.02.2000 №63 „Про організацію системного контролю за виконанням наказів ДПА України” та Положення про організацію системного контролю за виконанням наказів (розпоряджень) ДПА України, затверджене наказом ДПА України від 18.02.2000 №63.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Організаційно – розпорядчий департамент.
Голова О.І. Кірєєв
Додаток 1
до наказу ДПА України
від „11” 03.2006 р. №121
ПОЛОЖЕННЯ
про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у Державній податковій адміністрації України
І. Загальні положення
Положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у державній податковій адміністрації України (далі – Положення) розроблено з урахуванням вимог:
Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19 лютого 2002 року №155 (у редакції Указу від 26 липня 2005 року №1132/2005);
Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 (із змінами і доповненнями) (далі – Примірна інструкція);
Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 червня 2000 року №915 (із змінами і доповненнями) (далі – Тимчасовий регламент);
Типового положення про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року №2037.
Метою розробки Положення є регламентація порядку здійснення в Державній податковій адміністрації України системного автоматизованого контролю за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України й Уряду України, органів вищого рівня, документами вхідної кореспонденції та власними рішеннями, для забезпечення їх виконання у повному обсязі й у встановлені терміни.
Системний автоматизований контроль – система заходів, що вживаються в ДПА України за допомогою програмного забезпечення автоматизованої системи електронного документообігу (далі–АСЕДО) щодо здійснення ефективного контролю за виконанням контрольних доручень.
Автоматизованому контролю підлягають завдання, визначені такими документами (далі – контрольні доручення):
законами України;
постановами Верховної Ради України;
дорученнями комітетів Верховної Ради України;
указами, розпорядженнями, дорученнями Президента України;
дорученнями Секретаріату Президента України;
постановами Кабінету Міністрів України;
розпорядженнями Кабінету Міністрів України;
дорученнями Кабінету Міністрів України;
запитами та зверненнями народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;
зверненнями центральних та місцевих органів виконавчої влади, установ, організацій;
зверненнями юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців;
зверненнями громадян;
зверненнями органів державної податкової служби;
наказами, розпорядженнями ДПА України, рішеннями Колегії ДПА України, письмовими дорученнями Голови ДПА України та заступників Голови ДПА України.
У ДПА України автоматизований контроль за виконанням контрольних доручень здійснює контрольно-аналітичний відділ Організаційно-розпорядчого департаменту ДПА України.
Контроль за виконанням доручень, наданих під час особистого прийому громадян, здійснює Департамент інформаційної політики та масово-роз’яснювальної роботи.
ІІ. Постановка контрольних доручень на автоматизований контроль
Постановку на автоматизований контроль контрольних доручень вхідної кореспонденції здійснює загальний відділ Адміністративно-господарського департаменту ДПА України при їх реєстрації в АСЕДО.
Постановку на автоматизований контроль контрольних доручень, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України, рішеннями Колегії ДПА України, письмовими дорученнями Голови ДПА України та заступників Голови ДПА України (далі – розпорядчі документи), здійснює контрольно-аналітичний відділ Організаційно-розпорядчого департаменту.
ІІІ. Встановлення та здійснення контролю за виконанням контрольних доручень
За виконанням контрольних доручень встановлюється дворівневий контроль.
До 1 рівня контролю відносяться контрольні доручення, за виконанням яких здійснюється обов’язковий автоматизований контроль.
Під час взяття таких контрольних доручень вхідної кореспонденції на контроль на лівому полі першого аркуша проставляється штамп „Контроль” або літера „К”.
До 1 рівня контролю відносяться також контрольні доручення, визначені розпорядчими документами з конкретними термінами виконання.
Контрольні повноваження Голови ДПА України в частині здійснення безпосереднього контролю за виконанням зазначених доручень покладаються на контрольно-аналітичний відділ Організаційно-розпорядчого департаменту.
До 2 рівня контролю відносяться контрольні доручення, контроль за виконанням яких здійснюється керівниками структурних підрозділів ДПА України, яким доручено їх виконання.
На документах вхідної кореспонденції 2 рівня контролю не проставляється штамп „Контроль” або літера „К”.
Відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України (наказ ДПА України від 01.07.98 №315 із змінами і доповненнями) рівень контролю контрольних доручень вхідної кореспонденції зазначається в резолюції на них керівництва ДПА України.
Доручення, визначені розпорядчими документами з термінами виконання „постійно”, відносяться до 2 рівня контролю.
Виконання доручень з постійними і тривалими термінами виконання в обов'язковому порядку передбачається у планах роботи структурних підрозділів ДПА України, відповідальних за їх виконання.
Контроль за виконанням контрольних доручень передбачає такі етапи:
1) постановка на автоматизований контроль, визначення форм і методів контролю:
контроль за дотриманням строків, установлених для виконання контрольних доручень;
постійний моніторинг виконання контрольних доручень, отримання від виконавців і вивчення відповідної проміжної та підсумкової інформації щодо стану їх виконання, аналіз цієї інформації, результатів моніторингу;
проведення, в разі потреби, поглибленого вивчення і перевірок стану виконання контрольних доручень у структурних підрозділах ДПА України із залученням фахівців інших підрозділів, заслуховування на апаратних нарадах аналітичної інформації і повідомлень щодо стану їх виконання;
здійснення періодичного узагальнення стану виконання контрольних доручень, підготовка аналітичних матеріалів та звітів про хід їх реалізації;
2) автоматизований контроль за виконанням контрольних доручень;
3) оцінка стану виконання контрольних доручень (виконано, виконано не у повному обсязі, не виконано);
4) періодичне інформування керівництва ДПА України про стан виконання контрольних доручень та внесення пропозицій про вжиття заходів щодо усунення недоліків, що мають місце при їх виконанні;
5) зняття з контролю виконаних у повному обсязі контрольних доручень;
6) формування електронної картотеки документів, що підтверджують виконання контрольних доручень.
Термін виконання контрольних доручень встановлюється відповідно до вимог актів законодавства, Примірної інструкції, Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженої наказом ДПА України від 01.07.98 №315 (із змінами і доповненнями).
Термін виконання контрольних доручень вхідної кореспонденції є складовою резолюції керівництва ДПА України на них та для розпорядчих документів, як правило, вказується у самих документах.
У випадку коли термін виконання контрольного доручення, визначеного розпорядчим документом, або контрольного доручення 2 рівня контролю не встановлено, завдання, визначене ним, повинно бути виконане не пізніше одного місяця від дня його реєстрації у загальному відділі Адміністративно-господарського департаменту (для документів вхідної кореспонденції) та не пізніше одного місяця від дня його підписання (для розпорядчих документів).
Термін виконання контрольного доручення може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – тієї посадової особи, яка її заміщає.
Підставою для продовження терміну виконання контрольного доручення може бути обґрунтоване письмове прохання виконавця, яке оформляється відповідно до вимог та у термін, визначений відповідними нормативними документами.
Приймати рішення щодо продовження термінів виконання контрольних завдань, визначених наказами і розпорядженнями ДПА України, мають право Голова ДПА України та заступники Голови ДПА України, на яких покладена відповідальність за здійснення контролю щодо їх виконання.
Продовження терміну виконання контрольного доручення проводиться контрольно-аналітичним відділом Організаційно-розпорядчого департаменту на підставі відповідної резолюції посадової особи, яка його встановила, до письмового прохання виконавця щодо цього.
Здійснення контролю за виконанням доручень, що поставлені на контроль у Секретаріаті Кабінету Міністрів України
Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, які надаються відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, вважається дата реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів.
Документи, що підготовлені на виконання зазначених контрольних доручень, повинні бути підписаними та зареєстрованими до відправки в експедиції Адміністративно-господарського департаменту ДПА України до 13 год. 00 хв. у встановлений день їх виконання.
Виконавці зазначених доручень подають до контрольно-аналітичного відділу Організаційно-розпорядчого департаменту у день їх виконання до 15 год. 00 хв. контрольні картки та копії документів, що підтверджують їх виконання.
У разі ненадання контрольно-аналітичному відділу у встановлений термін контрольної картки та копії документа, що підтверджує виконання контрольного доручення, що стоїть на контролі в Кабінеті Міністрів України, інформація про його невиконання надається Організаційно-розпорядчим департаментом заступнику Голови ДПА України відповідно до розподілу функціональних обов’язків для вжиття відповідних заходів.
ІV. Порядок зняття контрольного доручення з контролю
Контрольне доручення вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли визначені у ньому завдання вирішені (для рішень і доручень державних органів вищого рівня та власних рішень ОДПС) або розглянуті (для звернень платників податків тощо) і кореспондентові дано письмову відповідь по суті.
Після виконання контрольного доручення виконавець вносить до контрольної картки в АСЕДО звіт щодо його виконання та прикріплює до неї електронну копію документа, що підтверджує виконання.
Контрольна картка (у паперовому вигляді) про виконання контрольного доручення після підписання керівником структурного підрозділу надається до контрольно-аналітичного відділу у день його виконання разом із копією листа-відповіді або іншого документа, що підтверджує виконання контрольного доручення. Після його звірки з електронною копією, яка прикріплена до контрольної картки в АСЕДО, паперова копія листа-відповіді повертається виконавцю.
Відповідальність за достовірність електронної копії документа, що прикріплена до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО та підтверджує виконання контрольного доручення, несе безпосередній виконавець.
У разі ненадання контрольно-аналітичному відділу Організаційно-розпорядчого департаменту контрольної картки та копії документа, що підтверджує виконання контрольного доручення, зазначене доручення вважається не виконаним.
Контрольно-аналітичний відділ аналізує документи, що підтверджують виконання контрольних доручень, з метою визначення повноти та своєчасності їх виконання та знімає з контролю ті, що виконані у повному обсязі.
Рішення щодо виконання у повному обсязі контрольних доручень, поставлених на 2 рівень контролю, приймає керівник структурного підрозділу ДПА України, якому доручено його виконання, та разом із безпосереднім виконавцем несе відповідальність за їх якісне та своєчасне виконання.
Рішення про зняття з контролю невиконаних контрольних доручень, визначених наказами ДПА України, розпорядженнями та письмовими дорученнями Голови ДПА України, приймає лише Голова ДПА України за умови аргументованого письмового обґрунтування виконавця щодо цього.
У разі якщо контрольне доручення, яке надійшло до структурного підрозділу ДПА України, не відповідає покладеним на нього функціям, то переадресація його до іншого структурного підрозділу для виконання здійснюється у триденний термін від дня його отримання у загальному відділі Адміністративно-господарського департаменту лише на основі резолюції керівника, який написав попередню резолюцію до зазначеного доручення, або вищого за посадою керівника.
Контрольні доручення з терміном виконання „негайно” або „терміново” переадресовуються для виконання до іншого структурного підрозділу у день їх отримання у загальному відділі Адміністративно-господарського департаменту.
При цьому передача до іншого структурного підрозділу ДПА України документа вхідної кореспонденції здійснюється лише загальним відділом Адміністративно-господарського департаменту, яким вносяться відповідні зміни до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДО.
Передача до іншого структурного підрозділу ДПА України контрольних доручень, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України, рішеннями Колегії ДПА України, протокольними та письмовими дорученнями керівництва ДПА України здійснюється їх виконавцями на підставі службової записки з відповідною резолюцією керівництва ДПА України під розписку.
На підставі зазначеної службової записки контрольно-аналітичним відділом Організаційно-розпорядчого департаменту вносяться відповідні зміни в реєстраційно-контрольну картку в АСЕДО.
V. Основні процедури, які здійснює контрольно-аналітичний відділ Організаційно-розпорядчого департаменту щодо практичної реалізації функції контролю
З метою практичної реалізації функції контролю контрольно-аналітичний відділ:
здійснює постановку на автоматизований контроль контрольних доручень, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України, рішеннями Колегії ДПА України, протокольними та письмовими дорученнями керівництва ДПА України;
забезпечує системний автоматизований контроль за виконанням структурними підрозділами ДПА України контрольних доручень;
веде в установленому порядку автоматизований облік контрольних доручень;
перевіряє стан виконання структурними підрозділами ДПА України та ДПА в АР Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі – регіональні ДПА) контрольних доручень;
забезпечує своєчасне надходження інформаційних, довідкових та інших матеріалів від структурних підрозділів ДПА України про хід виконання контрольних доручень;
готує і систематично надає з упередженням структурним підрозділам ДПА України інформаційні матеріали щодо строків виконання контрольних доручень та про не виконані у повному обсязі і у встановлені терміни контрольні доручення;
готує аналітичні та інформаційні матеріали для керівництва ДПА України про хід виконання контрольних доручень, вносить пропозиції про притягнення до відповідальності працівників структурних підрозділів ДПА України за їх невиконання або неналежне виконання;
надає керівникам структурних підрозділів ДПА України, відповідно до чинного Положення про преміювання працівників ДПА України, та на підставі аналізу стану виконавської дисципліни із виконання доручень органів вищого рівня та власних рішень пропозиції щодо депреміювання тих працівників, які не забезпечили своєчасне виконання контрольних доручень;
аналізує документи, що підтверджують виконання контрольних доручень, з метою визначення повноти їх виконання та знімає з контролю ті, що виконані у повному обсязі;
вдосконалює форми і методи контрольної роботи;
розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю;
аналізує причини порушень працівниками структурних підрозділів ДПА України вимог нормативних документів, що регламентують виконання контрольних завдань, та вносить пропозиції щодо їх усунення;
здійснює автоматизоване формування контрольно-довідкової бази даних про документи, які підтверджують стан виконання контрольних доручень;
надає на запити Секретаріату Президента України та Секретаріату Кабінету Міністрів України оперативну усну інформацію про виконання структурними підрозділами ДПА України актів і доручень Президента України, Уряду України;
готує проекти розпорядчих документів (накази, розпорядження, окремі доручення) з питань, що відносяться до компетенції контрольно-аналітичного відділу;
бере участь у підготовці матеріалів для розгляду на засіданні Колегії ДПА України питань, що відносяться до компетенції контрольно-аналітичного відділу;
вивчає позитивний досвід з питань здійснення та організації ефективного контролю та використовує його у своїй діяльності;
вносить пропозиції та забезпечує впровадження передових технологій здійснення системного автоматизованого контролю.
VІ. Права контрольно-аналітичного відділу Організаційно – розпорядчого департаменту ДПА України
Контрольно-аналітичний відділ має право:
проводити у структурних підрозділах ДПА України, регіональних ДПА перевірки з питань виконання контрольних доручень;
одержувати необхідну інформацію, а у разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів ДПА України, регіональних ДПА;
перевіряти повноту усунення порушень, виявлених попередніми перевірками;
одержувати від посадових осіб структурних підрозділів ДПА України, регіональних ДПА письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірки виконання контрольних доручень;
залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів ДПА України, органів державної податкової служби на місцях для проведення перевірки та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення порушень у виконанні контрольних доручень.
Контрольно-аналітичний відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами ДПА України, регіональних ДПА, зокрема з контрольними підрозділами органів державної податкової служби, а також із структурними підрозділами з контролю міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій.
VІІ. Відповідальність за виконання контрольних доручень
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення контрольних доручень покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням Голови ДПА України – на одного із його заступників відповідно до розподілу обов'язків;
інших контрольних доручень - на керівників структурних підрозділів ДПА України.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі зазначені посадові особи.
Відповідальність за своєчасне виконання контрольних доручень несуть керівники структурних підрозділів ДПА України, які визначені у розпорядчому документі або в резолюції керівника, начальники відділів та безпосередні виконавці.
У разі коли контрольне доручення виконується кількома структурними підрозділами ДПА України, його відповідальним виконавцем є керівник, який у резолюції зазначений першим. Він організовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву ДПА України підготовлений документ з візами усіх виконавців.
Інші співвиконавці, які зазначені у резолюції і беруть участь у виконанні контрольного доручення, зобов'язані подати свої пропозиції головному (відповідальному) виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання терміну його виконання. При цьому відповідальність за якісне і вчасне виконання контрольних доручень однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.
За неналежну організацію виконання у встановлений термін контрольних доручень керівникам структурних підрозділів ДПА України, їх заступникам, начальникам відділів, відповідальним за це, та безпосереднім виконавцям зменшується розмір премії відповідно до чинного Положення про преміювання працівників Державної податкової адміністрації України.
За невиконання (несвоєчасне виконання) контрольних доручень зазначені працівники можуть бути притягнуті до дисциплінарної відповідальності відповідно до рішення керівництва ДПА України.
Додаток 2
до наказу ДПА України
від „11” 03.2006 р. № 121
ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ
про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у регіональних ДПА
І. Загальні положення
Типове положення про здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у ДПА в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі – Типове положення) розроблено з урахуванням вимог:
Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19 лютого 2002 року №155 (у редакції Указу від 26 липня 2005 року №1132/2005) „Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України”;
Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 (із змінами і доповненнями) (далі – Примірна інструкція);
Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 червня 2000 р.№915 (із змінами і доповненнями) (далі – Тимчасовий регламент);
Типового положення про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року №2037.
Метою розробки Типового положення є регламентація порядку здійснення у ДПА в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі – в регіональних ДПА) системного автоматизованого контролю за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України й Уряду України, органів вищого рівня, документами вхідної кореспонденції та власними рішеннями, для забезпечення їх виконання у повному обсязі й у встановлені терміни.
Системний автоматизований контроль – система заходів, що вживаються в регіональних ДПА за допомогою програмного забезпечення автоматизованої системи електронного документообігу (далі–АСЕДО) щодо здійснення ефективного