ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ ДПА України
від 05.03.10 № 126
ТИМЧАСОВИЙ ПОРЯДОК
здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень у державних податкових інспекціях
Київ 2010
ЗМІСТ
| № з/п | Назва розділу | Стор. |
| 1. | Загальні положення | 3 |
| 2. | Основні процедури здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень | 5 |
| 3. | Постановка доручень на автоматизований контроль | 6 |
| 3.1. | Виконавці контрольних доручень | 6 |
| 3.2. | Рівень контролю за виконанням контрольних доручень | 7 |
| 3.3. | Постановка контрольних доручень на автоматизований контроль | 8 |
| 3.4. | Доведення контрольних доручень до виконавців | 8 |
| 4. | Терміни виконання контрольних доручень | 10 |
| 5. | Організація контролю за виконанням контрольних доручень | 11 |
| 5.1. | Повноваження посадових осіб щодо здійснення контролю | 11 |
| 6. | Зняття контрольних доручень із контролю | 12 |
| 7. | Відповідальність за виконання контрольних доручень | 14 |
1. Загальні положення
1.1. Тимчасовий порядок здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень у державних податкових інспекціях (далі – Тимчасовий порядок) регламентує здійснення системного автоматизованого контролю у державній податковій інспекції в місті із районним поділом (крім мм. Києва та Севастополя), в районі, місті без районного поділу, районі в місті, міжрайонній, об’єднаній державній податковій інспекції, іншій спеціалізованій державній податковій інспекції (далі – ДПІ) за виконанням доручень органів вищого рівня, власних рішень та іншої вхідної кореспонденції із використанням програмного забезпечення „Автоматизована система електронного документообігу районного рівня” (далі – АСЕДОРР) або „Автоматизована система електронного документообігу ДПА України” (далі – АСЕДО).
1.2. Тимчасовий порядок розроблено з урахуванням положень:
Закону України від 4 грудня1990 року №509-ХІІ „Про державну податкову службу в Україні” зі змінами та доповненнями;
Закону України від 17 листопада 1992 року № 2790-XII „Про статус народного депутата України” зі змінами та доповненнями;
Закону України від 11 липня 2002 року № 93-IV „Про статус депутатів місцевих рад”;
Закону України від 2 жовтня 1996 року № 393/96-ВР „Про звернення громадян” зі змінами та доповненнями;
Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19 лютого 2002 року № 155 (у редакції Указу від 26 липня 2005 року № 1132/2005);
Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 зі змінами та доповненнями (далі – Примірна інструкція);
Положення про державну податкову інспекцію в районі, місті без районного поділу, районі в місті, міжрайонну, об'єднану державну податкову інспекцію, іншу спеціалізовану державну податкову інспекцію, затвердженого наказом ДПА України від 25.06.08 № 412 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11.07.08 № 633/15324);
Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян в органах державної податкової служби, затвердженої наказом ДПА України від 18.06.08 № 395 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 25.06.08 № 554/15245 (далі – Інструкція № 395);
Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженої наказом ДПА України від 01.07.98 № 315 зі змінами та доповненнями (далі – Типова інструкція);
Наказу ДПА України від 24.12.04 №722 „Про організаційну структуру органів державної податкової служби”;
Типового регламенту державної податкової інспекції в місті з районним поділом (крім мм. Києва та Севастополя), в районі, місті без районного поділу, районі в місті, міжрайонної, об’єднаної державної податкової інспекції, іншої спеціалізованої державної податкової інспекції, затвердженого наказом ДПА України від 29.10.08 № 678 тощо.
1.3. Терміни, що вживаються в цьому Порядку
Виконавці контрольних доручень – посадові особи, яким доручено виконання цих доручень та які відповідають за їх якісне та своєчасне виконання.
Вхідна кореспонденція – це документи, що надійшли до ДПІ для розгляду і виконання та зареєстровані у встановленому порядку діловодною службою.
Головний виконавець контрольного доручення – посадова особа, зазначена у дорученні першою, якщо в резолюції не зазначено інше.
Діловодна служба – загальний підрозділ у складі адміністративно-господарського підрозділу (або працівник, на якого покладено ці функції), яким, крім основних функціональних обов’язків, здійснюється відповідно до закріплених керівництвом ДПІ функцій системний автоматизований контроль за виконанням контрольних доручень.
Контрольний підрозділ – підрозділ організаційно-розпорядчої роботи (або працівник, на якого покладено ці функції), за яким керівництвом ДПІ закріплено функції щодо здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень.
Контрольна служба – це контрольний підрозділ, діловодна служба та підрозділ масово-роз’яснювальної роботи, за якими керівництвом ДПІ закріплено функції щодо здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень.
Контрольні доручення – це доручення, визначені органами вищого рівня, власними рішеннями та до іншої вхідної кореспонденції, за виконанням яких здійснюється контроль.
Підрозділ масово-роз’яснювальної роботи – підрозділ масово-роз’яснювальної роботи та звернень громадян (або працівник, на якого покладено ці функції), яким, крім основних функціональних обов’язків, здійснюється системний автоматизований контроль за виконанням контрольних доручень щодо розгляду звернень громадян.
Резолюція – це напис на документі, зроблений начальником ДПІ, першим заступником (заступником) начальника ДПІ відповідно до розподілу обов’язків, що містить вказівки щодо виконання документа та складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців); рівень контролю; зміст доручення; термін виконання; особистий підпис керівника; дата.
Співвиконавці контрольного доручення – посадові особи, зазначені в дорученні (резолюції) після головного виконавця, які забезпечують у межах компетенції разом із головним виконавцем виконання цього доручення.
1.4. Контролю підлягають доручення, визначені:
законами України;
постановами Верховної Ради України;
актами Президента України;
рішеннями Кабінету Міністрів України;
дорученнями Прем’єр-міністра України;
листами Президента України;
листами Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій;
запитами і зверненнями народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
листами Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих та інших судів;
листами Генерального прокурора України;
зверненнями міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади, установ, підприємств і організацій;
наказами, розпорядженнями, листами ДПА України, протокольними дорученнями апаратних нарад, Колегії ДПА України, окремими дорученнями керівництва ДПА України тощо;
наказами, розпорядженнями, листами регіональної ДПА, протокольними дорученнями апаратних нарад, колегії регіональної ДПА, окремими дорученнями керівництва регіональної ДПА тощо;
зверненнями фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності;
зверненнями громадян;
зверненнями органів ДПС;
власними рішеннями (наказами, розпорядженнями ДПІ, протокольними дорученнями апаратних нарад тощо);
дорученнями керівництва ДПІ до інших документів, що надходять на виконання до ДПІ.
1.5. Системний автоматизований контроль за виконанням контрольних доручень, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України та регіональної ДПА, протокольними дорученнями апаратних нарад, колегій ДПА України та регіональної ДПА, дорученнями керівництва ДПА України та регіональної ДПА, наказами, розпорядженнями ДПІ, протокольними дорученнями апаратних нарад ДПІ, здійснює контрольний підрозділ, інших контрольних доручень – контрольна служба відповідно до закріплених керівництвом ДПІ функціональних обов’язків.
2. Основні процедури здійснення системного автоматизованого
контролю за виконанням контрольних доручень
Системний автоматизований контроль за виконанням контрольних доручень включає такі основні процедури:
постановка на автоматизований контроль в АСЕДОРР (АСЕДО) контрольних доручень в установленому порядку;
здійснення моніторингу дотримання структурними підрозділами строків виконання контрольних доручень;
надання структурним підрозділам в установленому порядку випереджувальної інформації про невиконані контрольні доручення, термін виконання яких минає на відповідну дату, та про строки їх виконання;
забезпечення надання структурними підрозділами контрольній службі паперових копій документів, що підтверджують виконання контрольних доручень, та прикріплення електронних копій цих документів до контрольної картки в АСЕДОРР (АСЕДО);
здійснення аналізу копій документів, що підтверджують виконання контрольних доручень, з метою визначення якості їх виконання;
здійснення оцінки якості виконання контрольних доручень (виконано, виконано не у повному обсязі, не виконано);
зняття з контролю доручень, виконаних у повному обсязі;
проведення, у разі необхідності, перевірок стану виконання контрольних доручень;
систематичне інформування керівництва ДПІ про не виконані структурними підрозділами контрольні доручення для прийняття управлінських рішень;
підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів щодо стану виконавської дисципліни для розгляду на апаратних нарадах ДПІ;
інформування керівників структурних підрозділів про порушення термінів виконання контрольних доручень для врахування стану виконавської дисципліни при визначенні розміру премії працівникам структурних підрозділів (уповноваженим особам) відповідно до чинного положення про преміювання працівників ДПІ тощо.
3. Постановка доручень на автоматизований контроль
3.1. Виконавці контрольних доручень
3.1.1. Виконавці контрольних доручень визначаються у тексті документа або у резолюції до нього.
3.1.2. Якщо у тексті контрольного доручення або в резолюції до нього виконавцями визначені перші заступники (заступники) начальника ДПІ і керівники структурних підрозділів ДПІ, відповідальність за його виконання несе керівник структурного підрозділу, зазначений першим після перших заступників (заступників) начальника ДПІ.
3.1.3. Виконавець, вказаний у резолюції до документа чи в тексті контрольного доручення першим (головним), зобов’язаний організувати реалізацію вимог документа іншими посадовими особами (співвиконавцями).
3.1.4. Контроль за виконанням контрольних доручень співвиконавцями здійснює головний виконавець. Співвиконавці повинні забезпечити надання пропозицій головному виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання встановленого строку його виконання.
У разі якщо доручення потребує негайного виконання, співвиконавці повинні надавати пропозиції головному виконавцю протягом попередньо узгодженого терміну, що дозволяє забезпечити його своєчасне виконання.
На головного виконавця контрольного доручення покладається обов’язок узагальнення матеріалів за результатами його виконання; інформування кореспондента, від якого надійшов документ; здійснення необхідних процедур для зняття з контролю контрольного доручення в установленому порядку.
3.1.5. Якщо виконання контрольного доручення покладено на кілька структурних підрозділів, контрольна картка формується на головного виконавця, який звітує перед контрольною службою за його виконання.
3.2. Рівень контролю за виконанням контрольних доручень
3.2.1. За виконанням контрольних доручень встановлюється дворівневий контроль.
3.2.2. До 1 рівня контролю відносяться доручення, за виконанням яких здійснюється обов’язковий автоматизований контроль контрольною службою, а саме:
доручення до вхідної кореспонденції – відповідно до резолюції керівництва ДПІ, в якій визначаються конкретні виконавці, завдання та терміни їх виконання із зазначенням дати підписання резолюції й проставлено штамп „Контроль” або літера „К”;
завдання, визначені наказами, розпорядженнями ДПА України та регіональної ДПА, протокольними дорученнями колегій ДПА України та регіональної ДПА, наказами, розпорядженнями ДПІ, протокольними дорученнями апаратних нарад ДПІ, в яких визначені виконавці та терміни виконання;
завдання з термінами виконання, визначені письмовими дорученнями керівництва ДПА України та регіональної ДПА, окремими дорученнями начальника ДПІ та його перших заступників, дорученнями (резолюціями) перших заступників (заступників) начальника ДПІ, – у разі наявності в цих документах відповідного доручення щодо здійснення контролю контрольною службою ДПІ.
Системний автоматизований контроль за виконанням таких документів здійснюється як по суті контрольних доручень, так і за термінами їх виконання.
3.2.3. До 2 рівня контролю відносяться доручення, контроль за виконанням яких забезпечується керівниками структурних підрозділів ДПІ, яким доручено їх виконання, а саме:
терміни виконання яких визначені у розпорядчих документах ДПІ як „постійно” („щоденно”, „щотижнево” тощо);
підготовлені за ініціативою структурних підрозділів ДПІ, у яких не визначено підрозділ або уповноважену особу, якою буде здійснюватися контроль за їх виконанням;
які не доведено в установленому порядку до контрольної служби для здійснення контролю.
3.2.4. Виконання контрольних доручень з постійними і тривалими термінами виконання в обов’язковому порядку передбачається у планах роботи структурних підрозділів, визначених відповідальними за виконання.
3.2.5. Рівень контролю за виконанням контрольних доручень до вхідної кореспонденції визначається керівництвом ДПІ у резолюціях до них, інших доручень – відповідно до вимог п.п.3.2 Тимчасового порядку.
3.3. Постановка контрольних доручень на автоматизований
контроль
3.3.1. Постановку на автоматизований контроль контрольних доручень до вхідної кореспонденції (за винятком наказів і розпоряджень ДПА України та регіональної ДПА) відповідно до резолюцій керівництва ДПІ здійснює діловодна служба при реєстрації в АСЕДОРР (АСЕДО) в установленому порядку шляхом створення реєстраційно-контрольних карток, в яких заповнюються реєстраційні реквізити, вносяться резолюція керівництва ДПІ, короткий зміст документа, зміст контрольного доручення, індекс та назва структурного підрозділу (виконавця) та прізвище його керівника, дата передачі документа на виконання і термін виконання контрольного доручення.
3.3.2. Постановку на автоматизований контроль завдань, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України та регіональної ДПА, протокольними дорученнями колегій ДПА України та регіональної ДПА, дорученнями керівництва ДПА України та регіональної ДПА, наказами, розпорядженнями ДПІ, протокольними дорученнями апаратних нарад ДПІ, здійснює контрольний підрозділ в установленому порядку.
3.3.3. Постановку на автоматизований контроль окремих доручень начальника ДПІ та його перших заступників, доручень перших заступників (заступників) начальника ДПІ здійснює контрольний підрозділ за наявності у них письмового доручення щодо контролю за виконанням.
3.4. Доведення контрольних доручень до виконавців
3.4.1. Доведення до структурних підрозділів ДПІ контрольних доручень до документів вхідної кореспонденції, поставлених на автоматизований контроль, а також наказів і розпоряджень ДПІ здійснює в установленому порядку діловодна служба.
3.4.2. Доведення до структурних підрозділів контрольних доручень, визначених протокольними дорученнями апаратних нарад ДПІ, окремими дорученнями начальника ДПІ та його перших заступників, дорученнями перших заступників (заступників) начальника ДПІ, здійснює структурний підрозділ, який їх готував (або в іншому порядку, встановленому у ДПІ).
Порядок доведення контрольних доручень перших заступників (заступників) начальника ДПІ до структурних підрозділів (уповноважених осіб) визначається начальником ДПІ.
3.4.3. Доведення контрольних доручень до безпосередніх виконавців у структурних підрозділах здійснюється відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства.
3.4.4. У разі якщо контрольне доручення, що надійшло до структурного підрозділу, не відповідає покладеним на цей підрозділ функціям, то передача цього доручення для виконання до іншого структурного підрозділу (далі – переадресація) здійснюється на підставі службової записки, підготовленої виконавцем, з відповідною резолюцією керівника, який підписав попередню резолюцію (чи на підставі зміни цим керівником попередньої резолюції) до цього доручення, або начальника ДПІ у триденний термін від дня отримання:
у діловодній службі – для контрольних доручень, визначених документами вхідної кореспонденції;
у структурному підрозділі – для контрольних доручень, визначених внутрішніми документами.
3.4.5. Контрольні доручення, що потребують термінового виконання, переадресовуються у разі необхідності до іншого структурного підрозділу в установленому порядку у день отримання.
3.4.6. Переадресація до іншого структурного підрозділу контрольних доручень до документів вхідної кореспонденції, поставлених на контроль діловодною службою, здійснюється шляхом надання діловодній службі службових записок з оригіналами документів, що підлягають виконанню, для внесення відповідних змін до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДОРР (АСЕДО) та передачі в установленому порядку на виконання до іншого структурного підрозділу.
3.4.7. Переадресація для виконання до іншого структурного підрозділу ДПІ контрольних доручень, поставлених на контроль контрольним підрозділом, здійснюється шляхом надання до іншого підрозділу відповідних службових записок (під розпис) з оригіналами документів, що підлягають виконанню, та копії зазначених документів – до контрольного підрозділу для внесення відповідних змін до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДОРР (АСЕДО).
3.4.8. У разі зміни функцій структурних підрозділів (у результаті зміни структури, утворення нових структурних підрозділів, у тому числі на базі існуючих) або передачі функцій від одного структурного підрозділу (уповноваженої особи) до іншого, структурний підрозділ, в якому відбулися зміни, не пізніше тижневого терміну від часу зміни (передачі) функцій проводить інвентаризацію невиконаних контрольних доручень, визначає з них ті, що після зміни (передачі) функцій не належать до компетенції, та передає в установленому порядку відповідно до акта передачі на виконання іншому структурному підрозділу (структурним підрозділам), до компетенції яких вони відносяться.
Переадресація контрольних доручень, що потребують термінового виконання, здійснюється у строк, який забезпечує дотримання встановленого терміну виконання.
Один примірник акта передачі цих документів (доручень) для внесення відповідних змін до реєстраційно-контрольних карток в АСЕДОРР (АСЕДО) надається:
щодо контрольних доручень до вхідної кореспонденції – до діловодної служби;
щодо контрольних доручень, визначених власними рішеннями – до контрольного підрозділу.
3.4.9. У разі невирішення спірних питань між керівниками структурних підрозділів щодо переадресації невиконаних контрольних доручень, ці питання вирішуються на рівні начальника ДПІ, перших заступників (заступників) начальника ДПІ відповідно до розподілу обов’язків.
3.4.10. При нездійсненні переадресації контрольних доручень у встановленому порядку іншому структурному підрозділу (у разі зміни функцій, структури тощо), відповідальність за організацію виконання цих доручень несе керівник структурного підрозділу, визначеного головним виконавцем.
3.4.11. Доведення до виконавців доручень, визначених резолюціями начальника ДПІ до доповідних та службових записок перших заступників (заступників) начальника ДПІ, керівників структурних підрозділів ДПІ, забезпечує керівник структурного підрозділу, яким ініційовано питання.
Якщо у такому дорученні визначено конкретний структурний підрозділ, на який покладається контроль за виконанням контрольного доручення, відповідальність за здійснення контролю за виконанням цього доручення несе керівник зазначеного підрозділу після отримання у встановленому порядку.
У разі якщо у дорученні або резолюції начальника ДПІ не визначено структурний підрозділ, на який покладається контроль за виконанням доручення, здійснення контролю за виконанням цього доручення покладається на керівника структурного підрозділу, яким ініційовано питання.
4. Терміни виконання контрольних доручень
4.1. Якщо завдання потребує термінового виконання, у резолюції до документа обов’язково зазначається конкретний строк.
4.2. Якщо кінцевий термін виконання завдання визначений „до” певної дати, то останнім днем строку виконання завдання є день, що передує цій даті.
4.3. Запити та звернення народних депутатів України розглядаються в строк, встановлений керівництвом ДПІ відповідно до вимог Закону України від 17 листопада 1992 року № 2790-XII „Про статус народного депутата України”.
4.4. Запити та звернення депутатів місцевих рад розглядаються у строк, встановлений керівництвом ДПІ відповідно до вимог Закону України від 11липня 2002 року № 93-IV „Про статус депутатів місцевих рад”.
4.5. Звернення громадян розглядаються у строк, встановлений керівництвом ДПІ відповідно до вимог Закону України від 2 жовтня 1996 року № 393/96-ВР „Про звернення громадян”.
4.6. Проекти документів розробляються структурними підрозділами у строки, що забезпечують своєчасне погодження, видання чи надсилання кореспондентові.
4.7. Строк виконання контрольного доручення може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі відсутності – посадової особи, яка тимчасово виконує її обов’язки.
4.8. Запити та звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, на які надаються попередні (проміжні) відповіді, з контролю не знімаються.
На підставі проміжної відповіді про стан виконання запитів та звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад контрольною службою вноситься відмітка до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДОРР (АСЕДО) про продовження строку розгляду до дати, визначеної керівництвом ДПІ, а при невизначенні такої дати – згідно з вимогами чинного законодавства.
4.9. Внесення змін до реєстраційно-контрольної картки в АСЕДОРР (АСЕДО) у частині продовження строку виконання контрольного доручення здійснюється контрольною службою на підставі відповідної резолюції посадової особи, яка його встановила, до письмового прохання (службової записки) виконавця щодо цього або на контрольній картці.
5. Організація контролю за виконанням контрольних доручень
5.1. Повноваження посадових осіб щодо здійснення контролю
5.1.1. Повноваження начальника ДПІ щодо здійснення контролю за виконанням контрольних доручень забезпечуються контрольною службою, яка контролює їх виконання структурними підрозділами ДПІ.
5.1.2. Організацію роботи щодо здійснення системного автоматизованого контролю за виконанням контрольних доручень забезпечують перші заступники (заступники) начальника ДПІ відповідно до розподілу обов’язків.
5.1.3. Начальник ДПІ, перші заступники (заступники) начальника ДПІ у межах покладених повноважень:
визначають рівень контролю документів;
забезпечують відповідно до розподілу обов’язків належний рівень організації роботи структурних підрозділів щодо виконання контрольних доручень у повному обсязі та встановлені терміни, здійснення системного автоматизованого контролю за їх виконанням;
вживають заходів для поліпшення виконавської дисцип