Рекомендації представникам ІГС щодо оформлення документів

Рекомендації щодо підготовки
документів, які мають подавати інститути громадянського суспільства (далі – ІГС) для участі в установчих зборах.

Для підтвердження своєї участі в установчих зборах ІГС подають до ініціативної групи заяву, складену в довільній формі та підписану уповноваженою особою керівного органу інституту громадянського суспільства. Хоча постанова КМУ № 996 не містить детального опису такої заяви, доцільно, аби вона містила низку обов’язкових реквізитів, зокрема:
• повне найменування інституту громадянського суспільства (відповідно до реєстраційних документів);
• найменування ініціативної групи – отримувача заяви;
• прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, уповноваженої представляти
інститут громадянського суспільства на установчих зборах;
• перелік додатків до заяви;
• контактні дані інституту громадянського суспільства;
• дату складання заяви;
• підпис особи, що має право на вчинення дій від імені ІГС;
• згоду ІГС на оприлюднення поданої інформації у зв’язку з його участю в установчих зборах.

Увага! З метою повноцінного забезпечення права ІГС номінувати своїх представників на членство в громадській раді ініціативним групам доцільно вважати всіх зареєстрованих уповноважених представників ІГС кандидатами на членство в громадській раді.
Приклади документів, що використовують інститути громадянського суспільства для участі в установчих зборах для формування громадської ради, наведено у додатку 1.

Слід врахувати, що Постанова № 996 не містить жодних обмежень участі в установчих зборах інститутів громадянського суспільства, виходячи з їх територіальних ознак, статутних завдань; організаційно-правових форм чи попереднього досвіду роботи. Це означає, що, приміром, на участь у складі громадської ради при Міндоходів одночасно можуть претендувати представники як інститутів громадянського суспільства з усеукраїнським статусом, так і об’єднань громадян, легалізованих у якомусь із районних центрів України.

Разом із заявою інститути громадянського суспільства повинні подати визначений постановою КМУ № 996 перелік додатків, які є обов’язковими, а саме:
• рішення керівника інституту громадянського суспільства, якщо інше не передбачено його установчими документами, про делегування представника для участі в установчих зборах, посвідчене печаткою (у разі наявності).
Належить зауважити, що таким рішенням може бути наказ керівника ІГС, протокол ради (правління) ІГС або протокол конференції (загальних зборів) ІГС, що визначається безпосередньо установчими документами (статутом, положенням, установчим договором тощо) інституту громадянського суспільства. Зразок протоколу засідання правління ІГС наведено у додатку 2;

• біографічна довідка делегованого представника інституту громадянського суспільства.
Слід підкреслити, що хоча постанова не визначає форми та змісту такої довідки, інформація, наведена в ній, повинна розкривати основні ділові та професійні якості делегата на установчі збори. Зразок біографічної довідки наведено у додатку 3;

• копії документів, що підтверджують легалізацію інституту громадянського суспільства.
Варто зазначити, що до інститутів громадянського суспільства відноситься
21 тип непідприємницьких товариств, які реєструються на основі більш, ніж 15 спеціальних законів. Відповідно, документи, що підтверджують легалізацію ІГС, можуть мати різний вигляд та видаватися різними типами державних органів легалізації. Такими документами можуть бути: свідоцтво про реєстрацію об’єднання громадян, свідоцтво про державну реєстрацію благодійної організації, витяг із книги обліку громадських організацій, що ведеться органом, який здійснює легалізацію, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи тощо;

• інформація про результати діяльності інституту громадянського суспільства протягом останніх двох років.
Треба наголосити, що постанова не визначає форми та змісту такої інформації, проте вона повинна розкривати основні напрямки діяльності, результати та досягнення інституту громадянського суспільства, а також містити його контактні дані. Зразок звіту про результати діяльності інституту громадянського суспільства протягом останніх двох років наведено у додатку 4.

Прийом заявок від інститутів громадянського суспільства (далі - ІГС)

Ініціативна група здійснює прийом заявок та визначеного постановою КМУ № 996 пакета документів (а за потреби і додаткових документів, відповідно до встановленого переліку – зразки додаються) від моменту оголошення дати установчих зборів. Прийом документів здійснюється як шляхом їх особистого надання, так і поштою.
Звертаємо увагу, що секретар ініціативної групи, як уповноважена ініціативною групою особа є відповідальною за прийом документів. Прийом документів фіксується у журналі реєстрацій. Зразок журналу реєстрацій документів від інститутів громадянського суспільства розміщено у додатку 5.
З метою забезпечення прозорості процесу прийому документів від зацікавлених ІГС останнім доцільно бути присутнім під час подачі документів та підтверджувати власним підписом передачу документів.
Упродовж усього періоду прийому реєстраційних документів зацікавлені особи та організації мають безперешкодний доступ до місця прийому документів, а також можуть отримати консультативні послуги щодо порядку прийому та оформлення документів.
Звертаємо увагу, що прийом документів від інститутів громадянського суспільства припиняється за 10 календарних днів до дати проведення установчих зборів. Отже, останній день – 17 травня 2013 року (включно).